Carmen.bg Carmen.bg

Продукти

Ред и чистота в офиса

Подредете шкафовете с документи

Редът и чистотата в офиса създават спокойна и творческа атмосфера. Когато документите ви са подредени и организирани, вие с лекота ще отмятате служебните задължения. Създаването и поддържане на фирмен архив е от съществено значение за развитието на фирмата и за улеснение на служителите. Текущата подредба и аранжиране спомага за лесното и бързо намиране на даден документ. Предлагаме ви няколко стъпки за по-добра организация на фирмените документи.

1. Избор на подходящ кардекс за вашия офис

Най-важната част от картотекирането е да сте сигурни, че сте избрали подходящия за вашите нужди шкаф. Имате възможността да изберете кардекс с две, три или повече чекмеджета; хоризонтални или вертикални; както и различни модели, дизайн и цветове в зависимост от индивидуалния ви стил, вкус и необходимост.

 

 

2. Необходими материали за аранжиране на документите

Набавете си предварително класьори, папки, джобове, етикети, маркери, цветни лепящи листчета, кламери и други материали, които ще са ви необходими за подредбата на документацията.

 

 

3. Подредете документацията

Организирайте цялата документация, така че да можете лесно да намирате това, което ви трябва. Това са вашите документи, затова е важно да можете да имате бърз и лесен достъп до тях. В зависимост от предмета на дейност на фирмата и спецификата на работата вие имате възможността да подредите всички фирмени и счетоводни документи по собствена система. Препоръчваме ви да ги сортирате по тематика, име и дата, като ги разпределите в отделни папки. Тази система ще ви помогне да следите всички сметки, фактури, трансакции, договори и споразумения. Можете да използвате допълнителни класьори за още по-прилежна подредба, а означаването на всеки документ може да стане с разграничителни цветни етикети, на които се изписва името, номера и датата на документа.

 


4. Помислете за цветова система

Когато документите са на едно място, дори да са организирани и разделени в отделни папки, пак може да ви е необходимо доста време, докато намерите това, което ви трябва. С въвеждането на цветова схема за подредба можете бързо да намерите папката, която търсите. Използвайте папки с етикети, за да се ориентирате по-бързо.

 

 

5. Подгответе шкафа за документи (кардекс)

Проверете дали кардексът е в изрядно състояние и дали чекмеджетата се движат с лекота. Почистете старателно, преди да подредите документите и се уверете, че папките се събират безпроблемно. Поставяйте внимателно всеки документ, за да предотвратите закачане или затискане, което ще го повреди.

 


6. Подгответе папките си

Сложете етикети на папките, за да разграничите и сортирате документите по тематика, име или дата. Въвеждането на система за подредба на документите е специфично за всяка компания и зависи от индивидуалната необходимост. От съществено значение за добрата организация също е броят на хората, които ползват документацията. Съветваме ви да приложите и начин на ползване на документите, за да избегнете неправилна или объркана подредба. Веднъж изградената система ще ви спести време, усилия и напрежение в бъдеще.

 


7. Разписки, фактури, бележки

Определете място и за дребните, но важни разписки, фактури и бележки. Навременната подредба отнема малко време и спомага за по-ползотворния работен процес. Подпомага работата в различните звена като счетоводство например.

8. Сигурност за важните документи

За ваша сигурност си вземете шкаф с опция за заключване и не забравяйте да я ползвате. Съхранявайте важни и лични документи в секретния шкаф, без да се притеснявате за конфиденциалността им. Препоръчваме навременна превенция вместо внезапна интервенция.

© 2003-2019 - Bittel Всички права запазени. Онлайн решаване на спорове
Дизайн и програмиране: StudioX